Richtlijnen & criteria

Richtlijnen en criteria subsidieaanvraag

 

(Ondernemers)verenigingen en (ondernemers)stichtingen, hierna te noemen: de organisatie in de gemeente Harlingen kunnen subsidieaanvragen indienen bij Harlingen Promotion voor het houden van evenementen in de binnenstad van Harlingen.

 

Het bestuur van Harlingen Promotion, hierna te noemen: het bestuur, beheert de subsidiepot.

Het indienen van subsidieaanvragen: hierna te noemen: de aanvraag kan telkens tot uiterlijk twee weken voor de volgende vergadering van het bestuur. Het bestuur toetst tijdens de bestuursvergadering of de aanvraag voldoet aan de volgende richtlijnen:

1. Het evenement dient een collectief doel in het betrokken gebied (zone A of zone B) binnen de gemeente Harlingen.

2. Het evenement betreft geen reguliere gemeentelijke taak, m.a.w. het is een evenement en is representatief voor het betrokken gebied.

3. Het evenement conflicteert niet met andere evenementen in de stad.

4. Het evenement is innovatief en/of vernieuwend.

5. Het evenement richt zich op de promotie en marketing van Harlingen.

6. Het evenement is op democratische wijze tot stand gekomen.

7. Aanvragen kunnen uitsluitend door verenigingen of stichtingen (de organisatie) worden ingediend die gevestigd zijn in de gemeente Harlingen. Aanvragen kunnen dus niet door een individueel persoon worden ingediend.

8. De organisatie doet een aanvraag voor een evenement dat nog gerealiseerd moet worden dus een aanvraag voor een toekomstige besteding.

9. De aanvraag dient uiterlijk 12 weken voorafgaand aan het evenement bij het bestuur te zijn ingediend.

10. De aanvraag dient onderbouwd te zijn met een gespecificeerde begroting.

11. De aanvraagprocedure:

a) De secretaris stuurt per email een ontvangstbevestiging van de aanvraag, controleert of de aanvraag compleet is en legt deze voor aan het bestuur.

b) Het bestuur is voornemens om op de eerstvolgende bestuursvergadering na het indienen van de aanvraag deze in behandeling te nemen en zo mogelijk een besluit te nemen.

c) Het bestuur behoudt zich het recht voor om nadere informatie bij uw organisatie op te vragen.

d) De aanvraag wordt ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd, welke toetst aan de hand van de richtlijnen en criteria.

e) Gaat het bestuur met de aanvraag akkoord, dan wordt de zogenaamde toekenningsbrief per email verzonden met daarin het goedgekeurde bedrag.

f) Gaat het bestuur niet akkoord met de aanvraag, dan wordt dit per email medegedeeld aan de organisatie.

g) Over genomen besluiten binnen het bestuur vindt geen discussie en uitleg plaats.

12. Het geld van de toegekende aanvraag blijft bij het bestuur in de subsidiepot en komt pas in de kas van de organisatie terecht na indiening en goedkeuring van de aanvraag en na overleg van de uitbetalingsverklaring met daarbij kopie facturen en bankafschriften. Deze uitgaven komen terug in de jaarrekening (en accountantsverklaring) van Harlingen Promotion.

13. Het toegekende bedrag geldt altijd als een maximumbedrag: het bestuur kan de uiteindelijke hoogte van de financiële steun naar beneden aanpassen of deze geheel intrekken, als de uiteindelijke verklaring en/of verantwoording niet of onvoldoende of onjuiste informatie bevat.

14. Aanvragen kunnen worden afgewezen als de subsidiepot van Harlingen Promotion leeg is.

15. Financiering vindt alleen plaats als er sprake is van een eenmalige evenement. Er kan geen aanvraag bij Harlingen Promotion worden gedaan voor structurele financiering.

16. Lenen uit de subsidiepot van Harlingen Promotion is niet mogelijk.

17. De organisatie voldoet zelf de facturen.

18. Het evenement wordt uitgevoerd en de organisatie verantwoordt de uitgaven d.m.v. de uitbetalingsverklaring met daarbij kopie facturen en bankafschriften aan het bestuur.

 

Harlingen Promotion oordeelt niet inhoudelijk over de evenementen maar kan eventueel wel tips geven, bijvoorbeeld omdat elders in de stad vergelijkbare plannen bestaan en door samenwerking wellicht een kostenvoordeel te behalen valt. De planvorming en het inhoudelijk debat over de bestedingen worden dus volledig door de organisatie zelf gevoerd.

 

Soms is het voor een evenement noodzakelijk om toestemming van de gemeente Harlingen te vragen, bijvoorbeeld vanwege benodigde vergunningen. Wilt u weten of dat voor uw evenement ook van toepassing is? Neem dan contact op met de gemeente Harlingen.

 

Aan toekenning van de aanvraag zijn in het kader de PR en Communicatie de volgende voorwaarden verbonden:

1. De organisatie dient voorafgaand aan het evenement zelf het evenement aan te melden bij:

2. Na afloop van het evenement levert de organisatie een verslag met minimaal twee digitale foto’s aan bij: